In einigen Behördenbriefen an den Rentner sind zwei Namen aufgeführt.
Transparenz sieht anders aus – und Bürgernähe auch.
von Peter Brinkmann, 24.10.2025
Der konkrete Fall:
Ein Brief vom Sozialamt:
Oben im Kopf steht der Name der zuständigen Sachbearbeiterin, Frau Schwien; unten unterschreibt eine Person namens „Seifert“. Kein Vorname wird aufgeführt. Wie soll man diese Person anschreiben?
Auch fehlt der notwendige Zusatz wie „i. V.“ (in Vertretung) oder „i. A.“ (im Auftrag). Wer also hat den Brief tatsächlich verfasst? Wer trägt die Verantwortung für den Inhalt?
Behördenbriefe müssen klar erkennbar sein.
Das Verwaltungsverfahrensgesetz (§ 37 VwVfG) schreibt vor, dass ein amtliches Schreiben so abgefasst sein muss, dass die erlassende Behörde und die verantwortliche Person eindeutig erkennbar sind. Das ist kein bürokratisches Detail, sondern ein Grundsatz rechtsstaatlichen Handelns: Bürgerinnen und Bürger haben ein Recht darauf zu wissen, wer ihnen schreibt und wer für den Inhalt verantwortlich zeichnet.
Wenn aber im Kopf eine andere Person steht als unter der Unterschrift – ohne dass ein Vertretungsverhältnis kenntlich gemacht wird –, entsteht Unklarheit über die Zuständigkeit.
Fehlt dann auch noch der Vorname oder die Amtsbezeichnung, bleibt der oder die Unterzeichnende faktisch anonym.
Transparenz sieht anders aus.
Der Rentner Hans S. bat die Sachbearbeiterin, künftig auf solche unklaren Schreiben zu verzichten. Sie hat jedoch nicht einmal auf das Schreiben geantwortet und verschickt weiterhin Briefe dieser Art.
Daraufhin wandte sich der Rentner an die Vorgesetzte, Frau Pockrand, Fachamtsleiterin. Diese erklärte:
„Im Briefkopf der Schreiben ist die grundsätzlich zuständige Sachbearbeiterin genannt. In Vertretungsfällen kommt es vor, dass auch andere Personen unterschreiben. Daher finden Sie als Unterzeichnerin diejenige Person, die das Schreiben konkret verfasst hat. Gerade dadurch entsteht Transparenz.
… Das Geschlecht der Unterzeichnenden ist nicht von Bedeutung, da auch ohne die Zuordnung zu einem Geschlecht ausreichende Transparenz gewährleistet ist.“
Durch wechselnde Namen ohne Zusatz entsteht nach Meinung von Frau Pockrand also Transparenz. Aha. So wie Dunkelheit Transparenz erzeugt, wenn man das Licht ausschaltet.
Das Gegenteil ist der Fall: Transparenz entsteht nicht durch die Unterschrift einer zweiten Person, die ihr Geschlecht nicht angibt, sondern durch Nachvollziehbarkeit. Wer eine Entscheidung trifft, muss auch als solche Person erkennbar sein. Das verlangt nicht nur das Gesetz, sondern auch der gesunde Menschenverstand.
Macht sich Frau Pockrand über den Rentner lustig oder ist das eine subtile Form von Altersdiskriminierung?
Warum das wichtig ist:
Wer einen Bescheid erhält, muss wissen, an wen er sich wenden kann – sei es für eine Rückfrage, einen Widerspruch oder schlicht für eine höfliche Anrede.
Wenn lediglich „Seifert“ unter dem Schreiben steht, ohne weitere Angaben, ist nicht einmal klar, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt. Das erschwert nicht nur die Kommunikation, sondern widerspricht auch dem Anspruch auf bürgerfreundliche Verwaltung. Es hat zudem mit Höflichkeit und Wertschätzung zu tun – beides scheinen die Damen Pockrand, Seifert und Schwien dem Rentner und Leistungsempfänger nicht entgegenbringen zu wollen.
Ein kleiner Formalfehler mit großer Wirkung
Solche Unklarheiten sind keine Petitesse. Sie schwächen das Vertrauen in die Verwaltung und untergraben das Gefühl, fair und transparent behandelt zu werden.
Hier werden bewusst gesetzliche Vorgaben missachtet – vermutlich, weil die Damen sich sicher sind, dass ein Leistungsempfänger dagegen nicht vorgehen wird.